Possiamo rimborsare le spese ai volontari?

Aggiornato il [data di pubblicazione] · Studio Incerti e Soci

In parole povere

Sì, ma solo le spese vere. Un rimborso non è un compenso.

Il volontario lavora gratis: è proprio questo che lo rende volontario. L'associazione però può restituirgli i soldi che ha speso per lei: la benzina per andare a prendere il materiale per la festa, il biglietto del treno per una riunione, il pranzo durante una trasferta.

La regola è semplice: prima la spesa, poi il rimborso. Il volontario tiene scontrini e ricevute, li consegna con una piccola nota (cosa, quando, perché) e l'associazione gli restituisce esattamente quella cifra.

Quello che non si può fare è dare a tutti una cifra fissa "per il disturbo", per esempio 50 euro a testa a fine festa. Sembra un bel gesto, ma per il fisco è un compenso mascherato. E un compenso va dichiarato, può far pagare tasse e contributi, e mette nei guai l'associazione.

Per le piccole spese senza scontrino c'è una strada più semplice, se l'associazione è iscritta al Registro del Terzo settore: il volontario può fare un'autocertificazione, entro 10 euro al giorno e 150 al mese. Prima però serve una delibera che dica per quali spese e per quali attività si può usare.

Le associazioni sportive hanno regole tutte loro: in alcuni casi sono ammessi rimborsi a forfait, ma con condizioni e adempimenti precisi. Lì conviene sentirci prima.

Il nostro consiglio: decidete in direttivo come rimborsate i volontari, mettetelo per iscritto e tenete in ordine scontrini e note spese. Bastano poche regole chiare per stare tranquilli.

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Nero su bianco

Enti del Terzo settore. L'attività del volontario non può essere retribuita in alcun modo. L'ente può rimborsare solo le spese effettivamente sostenute e documentate per l'attività prestata, entro limiti e condizioni stabiliti prima dall'ente stesso. I rimborsi spese di tipo forfettario sono vietati (D.Lgs. 117/2017, art. 17, comma 3).

Autocertificazione. Le spese possono essere rimborsate anche con un'autocertificazione (art. 46 DPR 445/2000), purché non superino 10 euro al giorno e 150 euro al mese e l'organo sociale competente abbia deliberato per quali tipi di spese e attività è ammessa (art. 17, comma 4). Non è un forfait: le spese devono comunque esserci.

Registro e assicurazione. I volontari non occasionali vanno iscritti nel registro dei volontari dell'ente (art. 17, comma 1) e assicurati contro infortuni, malattie e responsabilità civile (art. 18).

Associazioni non iscritte al Registro del Terzo settore. Il rimborso di spese documentate non è reddito per il volontario. Le somme date a forfait, senza collegamento con spese reali, possono essere considerate compensi.

Associazioni sportive. Ai volontari sportivi si possono riconoscere rimborsi forfettari fino a 400 euro al mese, solo in occasione di manifestazioni ed eventi sportivi riconosciuti, con delibera dell'ente e comunicazione al Registro nazionale delle attività sportive dilettantistiche (D.Lgs. 36/2021, art. 29, comma 2). Per il trattamento fiscale: circolare Agenzia delle Entrate 7/E del 7 agosto 2026.

Fonti: D.Lgs. 3 luglio 2017, n. 117 (Codice del Terzo settore), artt. 17 e 18; D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445, art. 46; D.Lgs. 28 febbraio 2021, n. 36, art. 29; circolare Agenzia delle Entrate 7/E del 7 agosto 2026. [link alle fonti nella versione definitiva]

Questa spiegazione è generale e non sostituisce una valutazione del tuo caso.